Neukundengewinnung, Bekanntheitssteigerung und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen sind wichtige Ziele Ihres Messeauftritts. Ob sich die Investition tatsächlich auszahlt, entscheidet sich jedoch nicht erst am Messetag. Eine durchdachte Messeplanung beginnt lange vorher und verbindet Ziele, Budget, Standgröße, Design, Technik und Organisation zu einem stimmigen Gesamtkonzept. Wenn dieses gut durchdacht und organisiert ist, haben Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Messeauftritt gelegt.
- Tipp 1: Wann sollte die Planung eines Messestands beginnen?
- Tipp 2: Wie definiert man klare Ziele für den Messestand zur nachträglichen Messbarkeit des Erfolgs?
- Tipp 3: Wie kalkuliere ich das Gesamtbudget für einen Messestand richtig?
- Tipp 4: Welche Standgröße, Standform und Standposition eignen sich für den geplanten Messeauftritt?
- Tipp 5: Welche Messestand-Arten gibt es und wann eignen sie sich für die eigenen Anforderungen?
- Tipp 6: Wie sollten Flächen und Funktionsbereiche auf einem Messestand angeordnet werden?
- Tipp 7: Mit welchen Maßnahmen macht man Wunschkunden bereits vor Messebeginn auf den eigenen Stand aufmerksam?
- Tipp 8: Welche technischen Anforderungen und Vorgaben müssen bei der Messestandplanung berücksichtigt werden?
- Tipp 9: Wie werden Transport, Aufbau und Abbau des Messestands geplant?
- Tipp 10: Wie werden Standpersonal, Besucheransprache und Lead-Erfassung vorbereitet?
- Diese 5 Dinge sollten Sie beachten:
- Fazit
- Messestand planen: Häufig gestellte Fragen
- Quellen:
Alles auf einen Blick:
- Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung Ihres Messestands und legen Sie für die einzelnen Planungsphasen von Zeit- und Maßnahmenplan verbindliche Meilensteine fest.
- Definieren Sie messbare Messeziele, bevor Sie sich für die Größe oder die Gestaltung des Standes entscheiden.
- Kalkulieren Sie neben Standmiete und Messebau auch die Kosten für technische Leistungen, Personal, Transport und weitere Nebenkosten ein.
- Stimmen Sie die Standgröße, die Standposition und die Art des Messestandes auf Ihre Zielgruppe und den geplanten Markenauftritt ab.
- Bereiten Sie das Standpersonal und die Lead-Erfassung bereits vor Messebeginn vor und legen Sie verbindliche Abläufe für die Nachbereitung fest.
Tipp 1: Wann sollte die Planung eines Messestands beginnen?
Wie viel Vorlauf Sie benötigen, hängt unter anderem davon ab, ob Sie zum ersten Mal an einer Messe teilnehmen und wie individuell der Messestand gestaltet werden soll. Erstaussteller benötigen oft eine Vorlaufzeit von mindestens zwölf Monaten, während erfahrene Aussteller, die auf einen modularen Mietstand zurückgreifen, mit drei bis sechs Monaten auskommen können. Ein früher Start der Planung verschafft Ihnen vor allem mehr Auswahl. Gefragte Standflächen können lange vor Messebeginn vergeben sein und auch die Kapazitäten von Messebauern werden mit dem näher rückenden Veranstaltungstermin knapper. Beginnen Sie verspätet mit der Messeplanung, müssen Sie daher häufiger Kompromisse bei Standposition, Gestaltung oder Lieferzeiten hinnehmen. Gerade begehrte Standorte auf der Messe wie Eckpositionen und Kopfstände sind meist schnell vergeben. Doch bevor Sie konkrete Angebote für den Standbau einholen, sollten Sie zunächst klären, welche Messe für Ihr Unternehmen relevant ist und ab wann die Buchung der gewünschten Standfläche möglich ist.
Welche Zeitphasen sind bei der Planung eines Messestands entscheidend?
| Phase | Zeitpunkt vor der Messe | Schwerpunkt |
| Messeauswahl und Buchung der Fläche | 9 bis 12 Monate |
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| Strategie | 6 Monate |
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| Konzept | 4 bis 6 Monate |
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| Produktion | 2 bis 3 Monate |
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| Feinplanung | 2 bis 4 Wochen |
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Die Zeitfristen gelten vorwiegend für Erstaussteller. Falls Sie bereits an Messen als Standbetreiber teilgenommen haben, wird Ihnen wahrscheinlich auch ein kürzerer zeitlicher Rahmen als Vorlauf reichen beziehungsweise können Sie das anhand Ihrer bisherigen Erfahrungen abschätzen.
Tipp 2: Wie definiert man klare Ziele für den Messestand zur nachträglichen Messbarkeit des Erfolgs?
Bevor Sie Ihren Messestand gestalten, sollten Sie festlegen, was Sie mit dem Messeauftritt genau erreichen möchten. Typische Ziele sind beispielsweise die Gewinnung neuer Kunden, die Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen, eine höhere Markenwirkung oder die Präsentation neuer Produkte. Versuchen Sie jedoch nicht, alle Ziele gleich stark zu verfolgen. Legen Sie stattdessen zwei oder drei Hauptziele fest, die für die aktuelle Messe besonders wichtig sind. Daraus ergeben sich später zahlreiche weitere Entscheidungen. Möchten Sie beispielsweise möglichst viele neue Interessenten ansprechen, benötigen Sie ein anderes Standkonzept als ein Unternehmen, das hauptsächlich vertrauliche Kundengespräche führen will. Damit die Ziele nach der Messe ausgewertet werden können, müssen sie messbar formuliert werden.
Messestand planen: Welche Ziele sind sinnvoll und messbar?
- eine bestimmte Anzahl qualifizierter neuer Kontakte gewinnen
- eine festgelegte Zahl konkreter Gesprächstermine vereinbaren
- eine bestimmte Anzahl von Produktvorführungen durchführen
- konkrete Angebotsanfragen oder Folgetermine generieren
- bestehende Schlüsselkunden während der Messe persönlich betreuen
Halten Sie diese Zielwerte vor Messebeginn schriftlich fest und erstellen Sie einen kurzen Steckbrief mit Messezielen, Zielgruppe, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten. Diese Übersicht kann später auch als Grundlage für das Briefing des Standpersonals dienen.
Tipp 3: Wie kalkuliere ich das Gesamtbudget für einen Messestand richtig?
Neben der reinen Standmiete fließen diverse weitere Messestand-Kosten in das Gesamtbudget. Abhängig von der Messe, auf der Sie ausstellen möchten, und Ihrem Konzept können das beispielsweise der Standbau und seine Ausstattung sein, aber auch Personalkosten. Um Ausgaben zu sparen und genügend Zeit für die Planung zu haben, sollten Sie das Ausstellerhandbuch und die aktuelle Preisliste der jeweiligen Messe frühzeitig anfordern. Zudem sollten Sie einen finanziellen Puffer einplanen, denn kurzfristig benötigte technische Leistungen, zusätzliche Druckprodukte oder Änderungen am Stand können ansonsten dazu führen, dass das ursprünglich festgelegte Budget überschritten wird.
Kostenblöcke für Ihren Messeauftritt in der Übersicht
| Kostenposition | typische Inhalte |
| Standfläche |
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| Standbau und Ausstattung |
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| technische Leistungen |
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| Grafik und Werbemittel |
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| Personal |
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| Reise und Unterkunft des Messepersonals |
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| Logistik |
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| Veranstalterleistungen (je nach Messe) |
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Welche Zuschüsse gibt es für einen Messeauftritt?
- Messeprogramm Young Innovators
- German Pavilion – Auslandsmesseprogramm der Bundesrepublik Deutschland
- Landesprogramme zur Messeförderung
- Förderung von Auslandsmessen durch die Bundesländer
- Innovations- und Technologieförderung
Messeprogramm Young Innovators
Für neu gegründete, innovative Unternehmen gibt es auf ausgewählten internationalen Leitmessen in Deutschland einen Zuschuss von bis zu 7.500 Euro je Messe und Aussteller. Förderfähig sind insbesondere Standmiete und Standbau im Rahmen eines Gemeinschaftsstands. [1] Bei den ersten beiden Teilnahmen können bis zu 60 Prozent, ab der dritten Teilnahme bis zu 50 Prozent übernommen werden. Dieselbe Messe kann höchstens dreimal gefördert werden. [2]
German Pavilion – Auslandsmesseprogramm der Bundesrepublik Deutschland
Bei Auslandsmessen können deutsche Unternehmen häufig über vom Bund organisierte Gemeinschaftsstände teilnehmen. Die Förderung betrifft meist die Beteiligungskosten am Gemeinschaftsstand, insbesondere Standmiete und Standbau. Die konkreten Bedingungen hängen von der jeweiligen Messe und dem jeweiligen Bundesprogramm ab. [3]
Landesprogramme zur Messeförderung
Die Bundesländer bieten eigene Messeförderprogramme an. Diese finden Sie in der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Die Fördermittel richten sich je nach Bundesland beispielsweise an kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe, Start-ups oder Unternehmen mit Exportabsichten. Förderhöhe, Voraussetzungen und förderfähige Kosten unterscheiden sich zwischen den einzelnen Landesprogrammen.
Förderung von Auslandsmessen durch die Bundesländer
Einige Bundesländer bezuschussen auch eigene Messestände auf Auslandsmessen. Die Förderung kann als feste Pauschale oder als prozentualer Zuschuss gewährt werden. Niedersachsen fördert derzeit beispielsweise Messebeteiligungen im Ausland mit bis zu 2.000 Euro innerhalb der EU und bis zu 4.000 Euro außerhalb der EU. (Stand: September 2026) [4]
Innovations- und Technologieförderung
Dient der Messeauftritt dazu, eine eigene technische Innovation, ein neues Verfahren oder die Ergebnisse eines geförderten Entwicklungsprojekts zu präsentieren und zu vermarkten, können zusätzlich Programme aus der Innovations- und Technologieförderung infrage kommen. Ob dabei auch Kosten des Messeauftritts oder bestimmte Marketingmaßnahmen bezuschusst werden, hängt vom jeweiligen Förderprogramm ab.
Tipp 4: Welche Standgröße, Standform und Standposition eignen sich für den geplanten Messeauftritt?
| Standgröße | typische Ausstattung | geeignet für |
| kompakter Messestand | Infotheke, kleinere Präsentationsfläche und wenige Standmitarbeiter | Unternehmen mit überschaubarem Angebot, kurzen Beratungsgesprächen oder einem begrenzten Messebudget |
| mittlerer Messestand | Präsentationsfläche, mehrere Beratungsplätze, Stauraum und gegebenenfalls kleinere Exponate | Unternehmen, die mehrere Besucher gleichzeitig beraten, Produkte präsentieren oder unterschiedliche Bereiche für Information und Gespräche schaffen möchten |
| großer Messestand | mehrere Präsentations- und Besprechungsbereiche, größere Exponate, Lager- oder Technikflächen und gegebenenfalls Catering | umfangreiche Messeauftritte mit vielen Standmitarbeitern, hohem erwarteten Besucheraufkommen oder mehreren Produkten und Dienstleistungen |
| individuell dimensionierter Messestand | Fläche wird gezielt anhand von Exponaten, Besucherzahl, Personal und benötigten Funktionsbereichen geplant | Unternehmen mit besonderen Anforderungen, beispielsweise großen Maschinen, Produktvorführungen, Veranstaltungen am Stand oder separaten Besprechungsräumen |
| Standform | Merkmale | geeignet für |
| Reihenstand | Bei einem Reihenstand ist nur eine Seite zum Besuchergang geöffnet, die übrigen Seiten grenzen an andere Messestände. | kleinere Budgets, kompakte Präsentationen und Unternehmen, die hauptsächlich Beratungs- oder Informationsgespräche führen möchten |
| Eckstand | Der Eckstand ist mit zwei Seiten zu Besuchergängen geöffnet. Dadurch ist der Stand aus mehreren Richtungen sichtbar und zugänglich. | Unternehmen, die mehr Sichtbarkeit und Besucherzugang wünschen, ohne eine besonders große Standfläche zu buchen |
| Kopfstand | Drei Seiten sind beim Kopfstand offen, lediglich die Rückseite grenzt an einen anderen Stand. | Präsentationen mit mehreren Exponaten, offenen Beratungsbereichen oder einem stärkeren Fokus auf Laufkundschaft und Markenpräsenz |
| Inselstand/Blockstand | Der Inselstand ist von allen vier Seiten frei zugänglich und steht ohne direkte Nachbarstände auf der Fläche. | größere Messeauftritte, umfangreiche Produktpräsentationen, mehrere Besprechungsbereiche oder Unternehmen, die eine besonders hohe Sichtbarkeit anstreben |
| Standort | Merkmale | geeignet für |
| Stand an einem stark frequentierten Laufweg | Lage an Hauptgängen, Hallenübergängen oder anderen stark genutzten Besucherwegen | Aussteller, die möglichst viele Messebesucher erreichen und spontane Kontakte fördern möchten |
| Stand in einem thematischen Ausstellungsbereich | Position in unmittelbarer Nähe zu Unternehmen und Angeboten aus demselben Themengebiet | fachlich spezialisierte Anbieter, die gezielt Besucher mit einem bereits vorhandenen Interesse am eigenen Angebot erreichen möchten |
| Stand in einer ruhigeren Hallenlage | weniger Laufkundschaft und häufig geringere Besucherfrequenz als an zentralen Hauptwegen | Unternehmen, bei denen längere Beratungsgespräche und vereinbarte Termine wichtiger sind als eine möglichst hohe Zahl spontaner Standbesucher |
Tipp 5: Welche Messestand-Arten gibt es und wann eignen sie sich für die eigenen Anforderungen?
- Systemstand
- Mietstand
- Individualstand
Systemstand
Ein Systemstand basiert auf standardisierten, modularen Bauelementen und ist dadurch flexibel an unterschiedliche Standflächen anpassbar. Er bietet damit eine vergleichsweise unkomplizierte Grundlage für wiederkehrende oder wechselnde Messeauftritte. Je nach Anbieter können Sie die benötigten Module auch über einen Konfigurator zusammenstellen und an die verfügbare Standfläche anpassen.
Mietstand
Bei einem Mietstand werden Standbauelemente und häufig auch Teile der Ausstattung nur für die Dauer der Messe angemietet. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn kein eigener Messestand angeschafft oder dauerhaft vorgehalten werden soll.
Individualstand
Ein Individualstand wird gezielt für den jeweiligen Messeauftritt geplant und nach den Anforderungen des Unternehmens umgesetzt. Dadurch lassen sich Architektur, Raumaufteilung und Markenauftritt besonders präzise auf das Messekonzept abstimmen. So wird gezielt ein Blickfang geschaffen.
Vor- und Nachteile der verschiedenen Messestand-Arten
| Messestand-Art | Vorteile | Nachteile |
| Systemstand |
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| Mietstand |
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| Sonderbau (Individualstand) |
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Ein Systemstand eignet sich besonders, wenn Sie regelmäßig auf Messen vertreten sind und einen flexibel einsetzbaren Stand benötigen, der sich an unterschiedliche Flächen und Auftritte anpassen lässt. Ein Individualstand bietet sich dagegen an, wenn der Messestand gezielt auf Ihre Marke, besondere Exponate oder spezielle räumliche Anforderungen zugeschnitten werden soll und dafür ein höherer Planungs- und Kostenaufwand vertretbar ist. Ein Mietstand kann gerade dann die sinnvollste Lösung der drei Messestand-Arten für Ihr Vorhaben sein, wenn keine weiteren Messeauftritte geplant sind oder Sie sich erst einmal herantasten wollen ohne direkt viel Geld in einen eigenen Messestand zu investieren.
Tipp 6: Wie sollten Flächen und Funktionsbereiche auf einem Messestand angeordnet werden?
Die Flächen eines Messestands sollten so angeordnet sein, dass Besucher den Stand leicht betreten, sich intuitiv orientieren und alle relevanten Bereiche schnell erfassen können. Offene Zugänge und freie Blickachsen unterstützen die Besucherführung, während große Möbel oder geschlossene Elemente direkt an der Standkante schnell wie Barrieren wirken. Planen Sie neben funktionalen Präsentations- und Gesprächsflächen auch interne Bereiche wie Lager oder Garderobe von Anfang an mit ein. So verhindern Sie, dass diese später wertvolle Besucherfläche beanspruchen. Ausreichend breite Laufwege sorgen zudem dafür, dass sich Besucher und Standpersonal auch bei höherem Andrang sicher und möglichst ungehindert bewegen können.
Wie teilt man die Standfläche optimal in Funktionsbereiche für Akquise, Präsentation und Kundengespräche ein?
- Der Akquisebereich befindet sich möglichst nah am Gang und erleichtert die erste Kontaktaufnahme mit vorbeikommenden Besuchern.
- Der Präsentationsbereich dient dazu, Produkte, Dienstleistungen oder Exponate anschaulich vorzustellen. Ein besonders relevantes Produkt oder Exponat kann dabei gezielt als Blickfang platziert werden.
- Der Besprechungsbereich ermöglicht ausführlichere Beratungen und sollte etwas ruhiger geplant werden.
Wenn die Neukundengewinnung im Mittelpunkt steht, sollten Sie eine größere offene Fläche für die aktive Besucheransprache einplanen. Stehen dagegen längere Beratungsgespräche mit bestehenden Kunden im Fokus, können mehr Sitzplätze und geschützte Gesprächsbereiche sinnvoll sein. Je nach priorisiertem Vorhaben sollten Sie die funktionalen Bereiche also unterschiedlich gewichten, um das gewünschte Ergebnis erfolgreich zu erzielen. Nebenräume wie Lager oder Garderobe werden möglichst so platziert, dass sie für Besucher nicht unmittelbar sichtbar sind und die öffentlichen Bereiche nicht beeinträchtigen. Eine maßstäbliche Grundriss-Skizze zu entwerfen, hilft Ihnen während der Messeplanung, die verschiedenen Funktionen bereits vor dem Standbau zu prüfen. Zeichnen Sie dabei auch typische Bewegungswege ein. Engstellen und ungünstig platzierte Messemöbel lassen sich so frühzeitig erkennen.
Tipp 7: Mit welchen Maßnahmen macht man Wunschkunden bereits vor Messebeginn auf den eigenen Stand aufmerksam?
- persönliche Einladungen an ausgewählte Kunden und Interessenten versenden
- bereits vor der Veranstaltung konkrete Gesprächstermine vereinbaren
- auf Ihrer Unternehmenswebsite über die Messeteilnahme informieren
- Newsletter und geschäftliche E-Mails zur Ankündigung nutzen
- die Teilnahme über geeignete Social-Media-Kanäle kommunizieren
- Ihren Eintrag in digitalen Ausstellerverzeichnissen vollständig pflegen
- besondere Produktvorführungen oder Aktionen rechtzeitig ankündigen
Tipp 8: Welche technischen Anforderungen und Vorgaben müssen bei der Messestandplanung berücksichtigt werden?
- Einhaltung von Bauhöhen
- Baustoffe müssen die geforderten Brandschutzeigenschaften erfüllen
- Vorgaben zur Bodenbelastung (Gewicht)
- Vorabgenehmigung bestimmter Standkonstruktionen
- Bestellung technischer Anschlüsse
- Offenhalten der Flucht- und Rettungswege
- Verstalterregeln zu Rückwänden und Standgrenzen
Welche Vorgaben genau gelten, hängt vom Veranstalter, der Messehalle und teilweise auch von der gebuchten Standfläche ab.
Tipp 9: Wie werden Transport, Aufbau und Abbau des Messestands geplant?
Erstellen Sie für Transport und Aufbau eine Checkliste mit allen benötigten Materialien, Elementen für den Messestand und technischen Komponenten. Neben Standbauteilen und Präsentationstechnik gehören auch kleinere Gegenstände wie Werkzeuge, Verlängerungskabel, Ersatzteile oder Verbrauchsmaterial dazu. Für den Aufbau empfiehlt sich ein klarer Ablaufplan, der die Gewerke und Lieferanten berücksichtigt, damit sie sich nicht gegenseitig behindern. Beispielsweise müssen bestimmte technische Arbeiten abgeschlossen sein, bevor Teppiche, Messemöbel oder empfindliche Exponate endgültig platziert werden können. Planen Sie außerdem ausreichend Puffer ein. Verzögerungen bei der Anlieferung oder kleinere technische Probleme sollten nicht dazu führen, dass Ihr Messestand bei Veranstaltungsbeginn noch nicht vollständig einsatzbereit ist. Auch der Abbau sollte bereits vor Messebeginn ein Teil der Planung sein.
Was sollte für den Abbau vor Messebeginn festgelegt sein?
- wer den Messestand abbaut
- wann einzelne Bestandteile abgeholt werden
- wie Verpackungsmaterial bereitgestellt wird
- welche Elemente eingelagert oder zurückgesendet werden
- wer den ordnungsgemäßen Zustand dokumentiert
Tipp 10: Wie werden Standpersonal, Besucheransprache und Lead-Erfassung vorbereitet?
- Briefing des Standteams: Informieren und schulen das Team ausführlich zur Zielgruppe und zu zentralen Botschaften des Messeauftritts sowie zu Ihren Zielen und Produkten.
- Verteilung klarer Rollen: Während einzelne Mitarbeiter aktiv neue Besucher ansprechen, können andere ausführliche Fachgespräche oder bereits vereinbarte Kundentermine übernehmen.
- Erstellung eines Einsatzplans: Sorgen Sie dafür, dass der Stand während der gesamten Öffnungszeiten ausreichend besetzt ist und Pausen möglich bleiben. Gerade bei mehrtägigen Veranstaltungen können fehlende Pausen die Aufmerksamkeit und Gesprächsqualität deutlich beeinträchtigen.
- Vorbereitung der Besucheransprache: Statt allgemeiner Einstiege können offene Fragen genutzt werden, die einen direkten Bezug zu den Interessen des Besuchers herstellen. Das Standteam sollte außerdem erkennen können, wann ein kurzer Erstkontakt genügt und wann ein vertiefendes Gespräch sinnvoll ist.
- Dokumentation neuer Kontakte: Vor Messebeginn sollten Sie festlegen, wie neue Kontakte dokumentiert werden. Ein einheitliches System verhindert, dass jeder Mitarbeiter unterschiedliche Informationen notiert. Ob dafür eine digitale Lösung oder ein standardisierter Erfassungsbogen genutzt wird, ist zweitrangig. Wichtig ist vor allem, dass alle Mitarbeiter nach demselben Schema arbeiten.
Wie werden Standkontakte während der Messe effizient erfasst?
- Während der Messe sollten Kontakte möglichst direkt nach dem Gespräch erfasst, ergänzt und eingeordnet werden. Eine Visitenkarte oder ein Name allein reichen für eine sinnvolle Nachbereitung häufig nicht aus. Notieren Sie deshalb zumindest den konkreten Gesprächsanlass und den vereinbarten nächsten Schritt.
- Priorisieren Sie die Kontakte anschließend. Ein Interessent mit einer konkreten Angebotsanfrage benötigt eine andere Bearbeitung als ein Besucher, der sich zunächst allgemein informiert hat.
Wie werden Standkontakte nach Messeende strukturiert nachbereitet?
- Nach Messeende werden die Leads an die zuständigen Mitarbeiter im Vertrieb oder an die entsprechende Fachabteilung übergeben.
- Legen Sie verbindliche Fristen fest, damit die Kontaktaufnahme zeitnah erfolgt. Ideal dafür sind die ersten Tage nach der Veranstaltung, denn dann ist das Gespräch noch präsent.
Erst durch diesen letzten Schritt lässt sich beurteilen, ob die zuvor festgelegten Kennzahlen erreicht wurden und welche Maßnahmen beim nächsten Messeauftritt verbessert werden sollten.
Diese 5 Dinge sollten Sie beachten:
- Berücksichtigen Sie bei der Standgestaltung auch die Barrierefreiheit und vermeiden Sie unnötige Schwellen, zu enge Durchgänge oder schwer zugängliche Präsentationsbereiche.
- Prüfen Sie frühzeitig, ob für den Messestand zusätzliche Versicherungen sinnvoll sind, beispielsweise für Exponate, technische Geräte oder mögliche Transportschäden.
- Planen Sie ausreichend Stauraum für persönliche Gegenstände, Werbemittel, Verpackungsmaterial und Nachschub ein, damit die sichtbare Standfläche jederzeit ordentlich bleibt.
- Halten Sie Ersatzmaterialien wie Ladekabel, Adapter, Mehrfachsteckdosen, Befestigungsmaterial und zusätzliche Drucksachen bereit, um kleinere Probleme während der Messe sofort beheben zu können.
- Dokumentieren Sie nach der Messe nicht nur die Ergebnisse, sondern auch praktische Erfahrungen zum Standaufbau, zur Besucherführung und zur Ausstattung, damit sich der nächste Messeauftritt gezielt verbessern lässt.
Fazit
Einen Messestand zu planen, bedeutet deutlich mehr, als eine Standfläche zu buchen und ein ansprechendes Design auszuwählen. Ein erfolgreicher Messeauftritt entsteht aus einer Reihe von aufeinander abgestimmten Entscheidungen. Zunächst benötigen Sie ausreichend Vorlaufzeit und klar definierte Messeziele. Auf dieser Grundlage lassen sich anschließend Budget, Standgröße und Austellungsort sowie die Bauweise sinnvoll festlegen. Eine durchdachte Flächenplanung erleichtert die Besucherführung und bringt zufällig potentielle Kunden an den Stand, während frühzeitige Einladungen dafür sorgen können, dass relevante Wunschkunden gezielt zum Standort kommen. Ein gut besuchter Stand, lockt immer wieder neue Messebesucher und erzielt eine hohe Markenwirkung. Technische Anforderungen und eine gut organisierte Logistik schaffen die Grundlage für einen reibungslosen Aufbau. Am Messetag selbst kommt es schließlich auf ein vorbereitetes Standteam und eine einheitliche Erfassung der Kontakte an. Die Arbeit endet jedoch nicht mit dem Abbau. Erst wenn Leads strukturiert nachbearbeitet und die Ergebnisse mit den gesetzten Messezielen verglichen werden, lässt sich der Erfolg des Messeauftritts tatsächlich bewerten.
Messestand planen: Häufig gestellte Fragen
Wie viele Mitarbeiter sollten gleichzeitig auf einem Messestand eingesetzt werden?
Die benötigte Zahl hängt von Standgröße, Besucheraufkommen und den geplanten Aktivitäten ab. Wichtig ist, dass genügend Mitarbeiter für die aktive Besucheransprache und vereinbarte Gespräche zur Verfügung stehen, ohne dass der Stand überbesetzt wirkt. Zusätzlich sollten Sie Pausen und mögliche Ausfälle berücksichtigen. Erstellen Sie deshalb für jeden Messetag einen festen Einsatzplan.
Welche Kleidung eignet sich für das Standpersonal?
Die Kleidung sollte zur Marke und zur Art der Veranstaltung passen. Sie sollte eine seriöse Außenwirkung vermitteln, aber gleichzeitig bequem genug für einen langen Messetag sein. Einheitliche Farben oder Kleidungsstücke können dafür sorgen, dass Mitarbeiter für Besucher schnell als Ansprechpartner erkennbar sind. Besonders wichtig sind bequeme Schuhe, da Standpersonal häufig viele Stunden steht. Legen Sie die gewünschte Kleiderordnung bereits im Briefing des Personals fest.
Braucht jeder Messestand einen abgeschlossenen Lagerraum?
Ein eigener Lagerraum ist nicht zwingend erforderlich, kann aber bei vielen Messeauftritten sinnvoll sein. Dort lassen sich beispielsweise persönliche Gegenstände, Verpackungen, Werbemittel oder Nachschub außerhalb des Sichtfelds der Besucher aufbewahren. Bei kleinen Standflächen kann alternativ mit geschlossenen Schränken oder integrierten Stauraumlösungen gearbeitet werden. Wichtig ist, dass sichtbare Präsentationsflächen nicht als provisorisches Lager genutzt werden.
Wie kann ein Messestand nachhaltiger geplant werden?
Ein mehrfach nutzbares Standbausystem kann den Materialverbrauch gegenüber einem ausschließlich für eine Veranstaltung angefertigten Konzept reduzieren. Auch wiederverwendbare Grafikelemente, langlebige Möbel und eine sorgfältige Transportplanung können dazu beitragen, unnötig Ressourcen zu verschwenden. Prüfen Sie außerdem, welche Materialien nach der Messe weiterverwendet oder recycelt werden können.
Welche Versicherungen können für einen Messeauftritt sinnvoll sein?
Je nach Wert von Standbau, Technik und Exponaten kann zusätzlicher Versicherungsschutz sinnvoll sein. Risiken können beispielsweise während des Transports, beim Auf- und Abbau oder während der Veranstaltung entstehen. Prüfen Sie zunächst, welche Schäden bereits über bestehende Unternehmensversicherungen abgedeckt sind. Für nicht abgesicherte Risiken kann gegebenenfalls ein ergänzender Versicherungsschutz geprüft werden.
Quellen:
[1] „Messeprogramm Young Innovators“. Bafa.de, www.bafa.de/DE/Wirtschaft/Auslandsmarkterschliessung/Messeprogramm_junge_innovative_Unternehmen/messeprogramm_junge_innovative_unternehmen.html. Zugegriffen 11. September 2026.
[2] Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, und Referat Öffentlichkeitsarbeit. „Förderung der Teilnahme junger innovativer Unternehmen an internationalen Leitmessen in Deutschland (Young Innovators)“. BMWK, www.foerderdatenbank.de/FDB/Content/DE/Foerderprogramm/Bund/BMWi/teilnahme-junger-unternehmen-leitmessen.html. Zugegriffen 11. September 2026.
[3] „Was ist der German Pavilion?“ German-pavilion.com, www.german-pavilion.com/de/portal/about. Zugegriffen 11. September 2026.
[4] „Messeförderung – Einzelstand Inland und Ausland“. Nbank.de, www.nbank.de/F%C3%B6rderprogramme/Aktuelle-F%C3%B6rderprogramme/Messef%C3%B6rderung-Einzelstand-Inland-und-Ausland.html. Zugegriffen 11. September 2026.